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    Das Projekt gliedert sich in die folgenden inhaltlichen Teilschritte:

 

1. Projektstart organisieren

Einrichten eines Intranets (geschlossene Nutzergruppe) für die Projektbeteiligten. Damit steht allen Beteiligten ab Projektbeginn ein lauffähiges und einfach zu bedienendes System zur Verfügung. Die Projektbeteiligten können bei entsprechender Rechtevergabe "per Mausklick" Ordner anlegen, alle gängigen Dateiformate (Word, Excel, PowerPoint etc.) publizieren, HTML-Dokumente erstellen, Verlinkungen erzeugen, Dokumente verschlagworten und klassifizieren, Foren eröffnen, und über den gesamten Datenbestand strukturiert in Metadaten oder im Volltext suchen

Abstimmung und Anlegen einer Organisationsstruktur im System für die Projektarbeit. Einstellen von Basisinformationen wie Adresslisten, Termine etc.

Start-Workshop für alle einschlägigen Führungskräfte, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Motivation und Erläuterung "was das System kann", der Projektziele und Vorgehensweise.

2. Analyse Workflow-Ist und vorhandenes Wissen

Analyse der vorhandenen Informationsprozesse und dessen, was an Wissen und Information wo und in welcher Form vorhanden ist (Organisations-Handbücher, QM-Module, Leitfäden usw.).

3. Definition Workflow-Soll und benötigtes Wissen

Definition des Soll-Zustandes der Informationsprozesse und dessen, was an Wissen und Informationen wie benötigt wird.

Definition von Werkzeugen zur interaktive Unterstützung des Workflows (Freigabeworkflows, Musterprozesse, intelligente Prozeßunterstützung).

Festlegung der Zugriffsberechtigungen, Entwicklung von Hilfen zur Rechteverwaltung komplexer Systeme.

Das Projekt arbeitet dabei in folgenden Arbeitsfeldern: Fachbereich Menschen mit seelischen Erkrankungen, Werkstätten für Menschen mit Behinderungen, Altenheime, Spitzenverband

4. Gesetzliche Vorschriften einstellen mit laufender Aktualisierung

Mit dem Einstellen der Gesetze und Vorschriften hat das System bereits einen hohen Nutzwert erreicht. Es kann für die entsprechende Recherche im täglichen Arbeitseinsatz genutzt werden.

5. Musterstrukturen für einzelne Einrichtungsarten anlegen

Abstimmen und Erstellen der Strukturen für die verschiedenen Einrichtungsarten nach Organigramm, Aufgaben, Abläufen, Themen und Dialogbereichen nach außen. Einstellen erster Inhalte, um Erfahrungen zu sammeln.

Einrichtungsarten sind CV-Kreisverbände, Altenhilfeeinrichtungen, Spitzenverbandszentrale, Fachbereich für Menschen mit seelischen Erkrankungen, für Menschen in besonderen Lebenslagen und Werkstätten für Menschen mit Behinderung.

6. Klassifikationskatalog erstellen

Erstellen eines übergreifenden Klassifikations-, Verschlagwortungs- und Verlinkungskatalogs für den Sozialen Bereich.

7. Befüllen des Systems mit eigenen Inhalten, Test

Erstellen einer Prioritätenliste für das Befüllen des Systems, nach den Kriterien: Was bringt den schnellsten Nutzen, was ist für die Akzeptanz des Systems im Arbeitsalltag wichtig, was liegt bereits in digitaler Form vor? Festlegen der Reihenfolge für die Digitalisierung bisher nur in Papierform vorliegender Dokumente.

Befüllen des Systems mit den ausgewählten Dokumenten in Autorengruppen nach dem vorgegebenen Projektplan.

8. Schulung der Mitarbeitenden

Schulung im Umgang mit dem System, mit den Klassifikations-, Verschlagwortungs- und Verlinkungskriterien sowie den Workflows. Dabei auch internes Marketing.

9. Intelligente Inhaltserschließungen erstellen

Aufbau intelligenter Formen der Inhaltserschließung wie Stichwort-Verzeichnisse (A-Z), FAQs (Häufig gestellte Fragen), Suchformulare, Ablaufbeschreibungen etc. angepasst an die Bedürfnisse der Praktiker.

10. Arbeitseinsatz auch mit eigenen Inhalten

Arbeitseinsatz des Systems unter life-Bedingungen in den Einrichtungen unter Nutzung auch der selbt erstellten Inhalte.

11. Workshops zu Erfahrungen, Nutzwert

Workshops zu Erfahrungen, Verbesserungs- und Erweiterungsvorschlägen bezüglich Inhalten, Funktionalität und Workflow, sowie zur Analyse des Nutzwerts. Gemeinsame Workshop von Key-Usern und Auswertung durch Begleitforschung.

12. Nutzwertanalyse

Auswertungen der Begleitforschung zum Nutzwert.

13. Abschlussbericht

Erarbeitung des Abschlußberichtes in digitaler Form und Aufbereitung der Inhalte für Präsentationen.

14. Kommunikation der Projektergebnisse

Verbreitung der erzielten Ergebnisse und gesammelten Erfahrungen in eine überregionale, möglichst breite Fachöffentlichkeit im Rahmen der Messen ConSozial 2003 und 2004. Teilinformation auch schon während der Projektlaufzeit durch eine Website.